Zo besparen jouw klanten op back-ups voor Microsoft 365

Elk bedrijf heeft betrouwbare back-ups voor Microsoft 365 nodig. Jouw klanten kunnen kiezen uit on-premises back-ups of cloudstorage. Hoe verschillen deze twee back-upmethodes in de praktijk? En wat is nu eigenlijk het meest kostenefficiënt?

Wist je dat Barack Obama als president van Amerika iedere dag alleen maar grijze of blauwe pakken droeg? En Steve Jobs iedere dag dezelfde zwarte kleding aan had? De reden: ze wilden de hoeveelheid aan beslissingen die ze op een dag moesten maken verkleinen, omdat dit te vermoeiend is voor het brein. Keuzes maken is nou eenmaal niet eenvoudig.

Jouw klanten worstelen hier ook mee. Neem een cruciaal onderwerp als back-up. Zoals elke president goed gekleed moet zijn, heeft ook elk bedrijf back-ups voor Microsoft 365 nodig om de continuïteit te waarborgen. Maar wat is nu efficiënter: on-premises of de cloud? Jouw klanten hebben niet altijd tijd en energie voor dergelijke complexe afwegingen. Hoe kunnen zij dan toch een gefundeerde keuze maken?

Samen met AvePoint hebben we de belangrijkste verschillen op een rij gezet:

Optie 1: on-premises back-up
Met speciale software back-uppen jouw klanten hun Microsoft 365-data. Vaak gaat het om een add-on voor de bestaande back-upoplossing van jouw klant.

De klant (of zijn partner als deze de back-up als dienst aanbiedt) is hierbij zelf verantwoordelijk voor de infrastructuur. Dan gaat het bijvoorbeeld om de installatie en configuratie van het platform en het schalen en uitrollen van servers voor de software. Ook moet de klant zelf zorgen voor opslagcapaciteit voor alle Microsoft 365-back-ups, inclusief redundante opslaglocaties met het oog op schrijfstoringen of datacorruptie.

De klant of partner draagt ook zelf zorg voor de configuratie van de software, inclusief het beheer van alle Microsoft 365-inloggegevens en serviceaccounts, het bepalen van back-upschema’s en het configureren van opslaglocaties. En dan is er nog het onderhoud. Denk hierbij aan het monitoren van het netwerkverbruik en de securitylogbestanden en het bieden van technische ondersteuning.

Optie 2: back-up in de cloud
Een cloudgebaseerde back-upoplossing voor Microsoft 365 is vaak wat duurder dan on-premises back-ups, maar daar staan forse operationele voordelen tegenover.

Allereerst de infrastructuur. Bij cloudback-ups is geen installatie nodig. Jij of jouw klant heeft binnen enkele minuten de eerste back-up gemaakt. Met bijvoorbeeld Microsoft Azure’s Cloud Services is dynamisch op- en afschalen zeer eenvoudig. Het risico op gegevensverlies is nihil dankzij de lokaal redundante opslag (LRS) van Azure, die de data drie keer repliceert binnen één datacenter.

Ook de configuratie en het onderhoud zijn veel eenvoudiger. Zo hoef je met een leverancier als AvePoint geen wachtwoorden te beheren of op te slaan in de cloud. Ook weet zo’n leverancier precies welke configuraties voor optimale prestaties zorgen. Verder kunnen patches automatisch worden uitgerold en biedt het platform een gecentraliseerd inzicht in alle activiteit.

Wat zijn de kosten van on-premises?
De software voor on-premises back-up is vaak relatief goedkoop in vergelijking met een hoogwaardige oplossing voor cloudback-up. Dat is echter slechts een deel van het verhaal. Houd ook rekening met de volgende kosten:

– Kosten van virtual machines (VM’s) (dit geldt voor zowel cloud als on-premises)
– Kosten van het netwerk (ingaand en uitgaand verkeer voor elke back-up)
– Kosten van opslag (aantal volledige back-upcycli x hoeveelheid Microsoft 365-inhoud)
– Kosten van redundante opslag
– Kosten van beheer en onderhoud

Let op: de personeelskosten komen hier nog bij! Deze verschillen sterk per organisatie en zijn dus lastig in te schatten, maar zullen zeker bij on-premises fors zijn. Er gaan immers vele uren zitten in het opzetten van de infrastructuur, het configureren en monitoren van securitypolicy’s en zaken zoals upgrades en technische ondersteuning.

Wanneer partners de back-up als dienst aanbieden, komen deze verborgen kosten voor hun rekening. Dat maakt het lastig om een voorspelbaar ‘recurring revenue’-model op te zetten.

Wat zijn de kosten van cloud?
Het voornaamste voordeel van cloudback-up is dat uw klanten niet onnodig veel betalen. Zo koopt AvePoint in voor duizenden klanten tegelijk, wat de overheadkosten drastisch verlaagt. Ook de onderhoudskosten worden uitgespreid over duizenden klanten, waardoor het patchen minder kost dan bij software in eigen beheer. Verder schaalt AvePoint dynamisch op en af, zodat er geen resources onnodig verspild worden. Dit en nog veel meer is inbegrepen in de prijs.

De meeste leveranciers van cloudback-up bieden verschillende pakketten die aansluiten bij de back-upbehoefte. Kleinere organisaties kunnen hiermee besparen.

Partners krijgen bovendien niet te maken met verborgen kosten. Het beheren van een back-updienst met AvePoint is namelijk vele malen gemakkelijker en voorspelbaarder voor de partner. Dat vertaalt zich uiteindelijk naar meer marge en tevreden klanten.

En de winnaar is… cloudback-up!
On-premises back-up is wellicht wat meer ingeburgerd en lijkt op het eerste oog goedkoper. Maar in de meeste gevallen zijn cloudback-ups toch echt de beste keuze, zowel voor klanten als voor partners. Zij hebben hiermee geen verborgen kosten en realiseren bovendien forse kostenbesparingen via een vereenvoudigd beheer.