Kun jij bewijzen wat de AI-pilot oplevert?
De demo werkt. Medewerkers gebruiken Copilot een paar weken, de reacties zijn positief. En dan komt in de evaluatie die ene vraag waar niemand een antwoord op heeft: wat heeft het nou opgeleverd? Zonder cijfers geen groen licht van de directie. Pilot voorbij, vervolgopdracht weg. Hoe voorkom je een situatie als deze?
In de Work Trend Index 2025 van Microsoft verwacht 81 procent van de leiders dat AI-agents binnen twaalf tot achttien maanden in meer of mindere mate zijn geïntegreerd in hun AI-strategie. Het geloof in AI ontbreekt dus niet. Het bewijs wel. En dat bouw je op vanaf dag één van de pilot, niet achteraf in de evaluatie.
Met agents wordt het nog belangrijker om te kunnen aantonen wat AI daadwerkelijk oplevert. Waar een Copilot vooral individuele medewerkers ondersteunt, kunnen agents complete taken en delen van processen overnemen. Dat maakt de implementatie complexer én kostbaarder. Een goede demo is dan niet genoeg om de directie te overtuigen. Voor de start moet duidelijk zijn welk bedrijfsresultaat je wilt behalen en hoe je dat meet.
Vijf stappen naar een onderbouwde businesscase
De volgende vijf stappen helpen je om die businesscase vanaf het begin van de pilot op te bouwen:
1. Begin bij een concreet bedrijfsprobleem
Begin niet bij de mogelijkheden van Copilot of agents, maar bij een proces waarin aantoonbaar iets te verbeteren valt. Denk aan repetitief werk dat veel tijd kost of waarbij regelmatig fouten ontstaan, zoals het voorbereiden van klantgesprekken, verwerken van servicevragen of maken van offertes.
Bepaal vervolgens vooraf wat de pilot in dat proces moet verbeteren. ‘Slimmer werken’ is te vaag. Spreek bijvoorbeeld af dat de doorlooptijd van vijf naar twee dagen moet of dat het aantal correctierondes wordt gehalveerd. Wijs ook een proceseigenaar aan die het resultaat bewaakt en meebeslist over een eventuele uitbreiding.
Pas daarna kijk je welke functies, licenties en koppelingen daarvoor nodig zijn. De technologie volgt zo het gewenste bedrijfsresultaat, in plaats van andersom.
2. Meet de beginsituatie
Een doel heeft pas waarde als je weet waar je begint. Leg daarom voordat de pilot van start gaat vast hoeveel tijd het proces kost, waar vertraging ontstaat en hoe vaak werk opnieuw moet.
Vul die cijfers aan met gesprekken met medewerkers die het proces dagelijks uitvoeren. Waar verliezen zij bijvoorbeeld tijd? Waar loopt het werk vast? Of welke werkzaamheden leiden tot frustraties? Zo krijg je binnen een paar dagen een bruikbaar beeld van de beginsituatie, zonder uitgebreid onderzoek.
Na de pilot meet je dezelfde punten opnieuw. Het verschil laat zien wat de inzet van AI daadwerkelijk heeft opgeleverd. En vallen de resultaten tegen, dan heb je ook de cijfers om te onderbouwen waarom bijsturen of stoppen verstandiger is. Ook dat is waardevolle informatie voor de klant.
3. Check de data en de rechten
Een goede nulmeting heeft weinig waarde als AI met verkeerde of verouderde informatie werkt. Controleer daarom vooraf welke bronnen de toepassing gebruikt en of de informatie daarin actueel en betrouwbaar is. Zo voorkom je dat slechte data de resultaten van de pilot beïnvloeden.
Bij agents komt daar nog iets bij: welke acties mogen ze zelfstandig uitvoeren? Houd die ruimte tijdens de pilot bewust beperkt. Geef alleen toegang tot de bronnen en systemen die nodig zijn, pas het principe van least privilege toe en laat beslissingen met grote gevolgen bij mensen liggen.
Betrek hierbij vanaf het begin de proceseigenaar, IT, security en de data-eigenaar. Zo weet je niet alleen wat je meet, maar ook dat de omstandigheden waaronder je meet op orde zijn.
4. Kijk naar het hele werkproces
Copilot levert pas echt iets op als de toepassing goed aansluit op het werkproces. Een automatische samenvatting bespaart bijvoorbeeld weinig tijd als een medewerker die vervolgens handmatig naar drie verschillende systemen moet kopiëren. De winst komt vaak niet alleen uit de technologie, maar vooral uit de manier waarop die in het bestaande proces wordt ingepast.
Breng daarom het hele proces in kaart. Waar wordt informatie nog handmatig overgedragen? Welke koppelingen ontbreken? En op welke momenten blijft menselijke controle nodig? Zo wordt duidelijk waar je Microsoft-technologie moet verbinden met de applicaties en gegevensbronnen die de klant al gebruikt.
Neem die onderdelen mee in de pilot. Dan meet je niet wat de technologie in theorie kan opleveren, maar wat er in de dagelijkse praktijk daadwerkelijk verandert. Je ziet hoeveel tijd je klant bespaart, welke aanpassingen nog nodig zijn en wat de nieuwe werkwijze voor medewerkers betekent.
5. Meet het bedrijfsresultaat, niet het gebruik
Na de pilot leg je de resultaten naast de nulmeting. Het aantal actieve gebruikers laat zien of Copilot wordt gebruikt, maar nog niet wat dat de organisatie oplevert. Voor de businesscase zijn de resultaten in het werkproces bepalend: bespaart je klant tijd, neemt de kwaliteit toe, daalt de doorlooptijd of kunnen medewerkers meer verzoeken afhandelen?
Het Copilot Dashboard in Viva Insights geeft inzicht in zaken als readiness, adoptie en het gebruik van agents. Voor het effect op het bedrijfsproces heb je daarnaast gegevens uit de systemen van de klant nodig.
Bepaal daarom voordat de pilot begint welke resultaten uiteindelijk tellen. Dat kan twintig minuten tijdwinst per medewerker zijn, maar ook minder fouten, kortere wachttijden of een hogere klanttevredenheid. Niet ieder resultaat hoeft in euro’s te worden uitgedrukt. Als vooraf duidelijk is wat je meet en wanneer de pilot geslaagd is, kun je achteraf op basis van resultaten beslissen over het vervolg.
Van pilot naar vaste dienstverlening
Leg na de pilot de resultaten naast de doelen die je vooraf hebt gesteld. Zo kun je onderbouwd bepalen of de klant moet uitbreiden, bijsturen of stoppen. Gaat de klant door, gebruik de aanpak dan voor andere processen en teams. Zo worden inrichting, beveiliging, adoptie en meting geen eenmalig project, maar terugkerende dienstverlening.
Dat begeleiding na de pilot loont, zien we ook in ons eigen adoptieprogramma. Twintig partners begeleidden hun klanten verder met training en opvolging. De renewals kwamen daarna uit op 95 procent.
Wil je weten hoe je klanten Copilot en AI-agents verantwoord laat opschalen?
Meld je aan voor Destination AI en ga in gesprek met Microsoft en andere AI-experts
